Gerade bei Evaluationen ist es wichtig, datenschutzrechtliche Fragen im Blick zu haben. Der Arbeitskreis der Evaluationsbeauftragten in Zusammenarbeit mit dem ZQE und dem Datenschutzbeauftragten klären permanent auftretende Fragen und veröffentlichen diese in einem Datenschutz-Bulletin. Eine Überprüfung und Aktualisierung findet mindestens ein Mal pro Jahr statt.

Durchführung von Evaluationen und deren Auswertung


Einverständniserklärung des Lehrenden

Frage: Ist die Durchführung einer Datenerhebung im Rahmen eines Evaluationsverfahrens auch ohne das explizite Einverständnis der Dozentin bzw. des Dozenten möglich?

Antwort: Die Frage bezieht sich auf die Rechte des/der Evaluierten, der/die in freier Selbstbestimmung grundsätzlich darüber entscheiden darf, ob man über sie/ihn personenbezogene Informationen überhaupt ermitteln darf.

Die Datenerhebung im Rahmen einer Evaluation ist ein gesetzlicher Auftrag gemäß §12 HHG zur Sicherstellung der Qualität der Lehre. Damit gibt es eine gesetzliche Grundlage für die Erhebung und Verarbeitung entsprechend personenbezogener Informationen. Der/die zu Evaluierende muss die Datenerhebung entsprechend über sich ergehen lassen, einer ausdrücklichen Einwilligung bedarf es nicht.

Ergänzung: Widerspricht ein/e Dozent/in in der Lehrveranstaltung der Durchführung der Evaluationsmaßnahme (z.B. Fragebogenverteilung und -einsammlung), sollte die betraute Personal (Mitarbeiter/innen, Tutor/inn/en) in der konkreten Situation dem Ansinnen des/der zu Evaluierenden nachkommen und die Datenerhebung nicht weiter fortführen. Die entsprechende Weigerungshaltung ist der Dekanin bzw. dem Dekan mitzuteilen, die/der zu entscheiden hat, wie im konkreten Fall weiter zu verfahren ist.

Mindestanzahl Teilnehmer/-innen

Frage: Gibt es eine Mindestanzahl an ausgefüllten Fragebögen, ab der eine Auswertung erfolgen darf?

Antwort: Die Datenschutzfrage bezieht sich im vorliegenden Fall nicht auf den Schutz der Daten des/der Evaluierten, sondern auf den Schutz der Evaluierenden, die – je nach Evaluierungsverfahren – einen Anspruch darauf haben dürfen, dass ihre Bewertung anonym bleibt.

Gemäß Richtlinie [3] sollten mindestens drei Evaluierende, besser jedoch mindestens fünf, ihre Fragebögen abgegeben haben, um eine Evaluation zum sinnvollen Abschluss zu bringen

Ergänzung: Bei weniger als fünf Teilnehmer/inne/n in einer Lehrveranstaltung sollte die Datenerhebung nicht durch „anonymisierte Fragbögen“ erfolgen, sondern man sollte sich für ein anderes Evaluationsverfahren (ggf. mit modifizierter Zielsetzung) entscheiden.

Bei weniger als acht Teilnehmer/inne/n sollten Fragebögen verwendet werden, bei denen keine Freitexte handschriftliche verfasst werden müssen (vereinfachte Möglichkeit der Rückführbarkeit der Antwort auf die/den Evaluierenden), es sei denn, es ist sichergestellt, dass der/die Dozent/in die ausgefüllten Fragebögen nicht einsehen und damit die Handschrift identifizieren kann.

Grundsätzlich muss sichergestellt werden, dass einzelne Fragebögen nicht in Bezug zu einer/s Befragten gebracht werden können.

 

Versand/Übermittlung von Evaluationsergebnissen


Unverschlüsselter E-Mail-Versand

Frage: Benötigt man eine Einverständniserklärung für den unverschlüsselten E-Mail-Versand von Evaluationsergebnissen?

Antwort: Grundsätzlich muss eine Person, deren personenbezogene Daten auf elektronischem Wege verarbeitet werden, darauf vertrauen können, dass unbefugte Dritte nicht Einsicht in die entsprechenden Daten nehmen können.

Werden personenbezogene Daten innerhalb der THM unter Verwendung von THM-E-Mail-Adressen ausgetauscht (vorname.name@thm.####.de), dürfen die Beteiligten davon ausgehen, dass kein unbefugter Dritter die Nachrichten mitlesen kann; sie gelten als „hinreichend verschlüsselt“.

Ergänzung: Die Möglichkeit des E-Mail-Versands über DFN-zertifizierte Verschlüsselung ist in der Beantragung sehr aufwändig und damit nicht zu empfehlen. Für den Datenaustausch an der Schnittstelle ZQE/QMB bzw. Evaluationsbeauftragten ist die Nutzung des Datenaustauschs über ein „Share-Laufwerk“ eine empfehlenswerte Alternative.

THM-fremde E-Mail-Adressen

Frage: Ist eine Weitergabe von Evaluationsergebnissen an „Nicht-THM-E-Mailadressen“ möglich?

Antwort: Das Versenden von E-Mails mit dienstlichem Inhalt an private E-Mail-Anschriften (z.B. web.de, gmx.de) von Beschäftigten der THM ist nicht zulässig und stellt einen Verstoß gegen die „Benutzungsordnung für die IT-Dienste der THM“ vom 01.02.2016 dar.

Zum dienstlichen Umgang mit E-Mail-Kommunikation werden die Broschüre und der Flyer des Datenschutzbeauftragten zum Thema E-Mail-Kommunikation zur Lektüre empfohlen. Die genannten Publikationen können über das Intranet der Hochschule abgerufen werden.

Ergänzung: Insbesondere Lehrbeauftragte wünschen häufig den E-Mail-Verkehr über „Nicht-THM-E-Mail-Adressen“ - nicht zuletzt deswegen, weil offensichtlich auch andere administrative Korrespondenz des Fachbereichs über diese „Nicht-THM-E-Mail-Adressen“ verläuft. Es ist anzumerken, dass ggf. auch diese administrative Korrespondenz über diese Nachrichtenwege nicht als ausreichend sicher anzusehen sind.

Es ist Aufgabe des Dekans/der Dekanin, die ausschließliche Verwendung der THM-Adresse auch bei Lehrbeauftragten einzufordern.

Noch zu klären: Es muss sichergestellt werden, dass kurzzeitig beschäftigte Lehrbeauftragte über ihre THM-E-Mail-Adresse solange verfügen können, dass sie ihre Evaluationen bis zu einem festzulegenden Termin noch erhalten.

 

Weitergabe von Evaluationsberichten an Dritte


Lehrende des Fachbereichs: Weitergabe an Dekan/-in oder QMB

Frage: Wird die Einverständniserklärung des/der evaluierten Lehrenden benötigt, dass ihr Evaluationsergebnis an den zuständigen Dekan bzw. die/den zuständigen QMB/EvalB weitergeleitet werden darf?

Antwort: Nein, eine explizite Einverständniserklärung wird nicht benötigt. Es besteht ein gesetzlicher Auftrag für Dekaninnen bzw. Dekane zur Sicherstellung der Qualität der Lehre (§12 HHG); eine Delegation dieser Aufgabe an den/die QMB/EvalB ist möglich.

noch zu klären: Formulierung in der Richtlinie [3] überprüfen; evtl. Dekan durch Dekanat ersetzen?

Weitergabe an den/die Evaluierte(n)

Frage: Darf die evaluierte Person das Ergebnis der Datenerhebung im Rahmen eines Evaluationsverfahrens und ggf. darüber hinausgehende Bewertungen erhalten?

Antwort: Die evaluierte Person muss alle Ergebnisse erhalten, die ihre/seine Person betreffen. Sie/er hat die alleinige Entscheidungshoheit darüber, in welcher Weise die Informationen über die Erlaubnistatbestände in der Evaluationssatzung hinaus weiter verwendet werden dürfen.

Lehrende anderer Fachbereiche: Weitergabe an Dekan/-in oder Studiendekan/-in

Frage: Dürfen die/der Dekan/in und die/der Studiendekan/in die Evaluationsergebnisse einer in ihrem Verantwortungsbereich tätigen Lehrperson erfahren?

Antwort: Ja, beide Funktionsträger sind verantwortlich für die Sicherstellung der Qualität von Studium und Lehre in ihrem Verantwortungsbereich und müssen in Ausübung ihres Amtes Kenntnis erlangen über entsprechende Evaluationsergebnisse. Evaluationsergebnisse von Lehrenden, die als „Dienstleister“ ihre Lehre in anderen Fachbereichen erbringen als dem eigenen, dürfen sowohl von Dekan/in und Studiendekan/in des eigenen Fachbereichs als auch des Fachbereichs eingesehen werden, in dem die Dienstleistung erbracht wird.

Andere Personen sind nicht befugt die Evaluationsergebnisse einzusehen, außer, die evaluierte Person stimmt diesem ausdrücklich zu.

Ergänzung: Manche Fachbereiche und Zentren verfügen über „Mentor/inn/en der Lehrbeauftragten“, die praktisch die Funktion einer Kontaktperson zwischen Fachbereich und Lehrbeauftragten ausüben. Soll mit diesen „Mentoren“ über die Evaluationsergebnisse der jeweiligen Lehrbeauftragten gesprochen werden, ist vorher das Einverständnis der Lehrbeauftragten einzuholen. Wird dieses verweigert, darf mit dem „Mentor“ nicht über die Evaluationsergebnisse gesprochen werden.

Einsicht durch QMB oder EVB

Frage: Dürfen die QMB bzw. EvalB eines Fachbereichs oder eines Zentrums die Evaluationsergebisse der in ihrem Bereich tätigen Lehrpersonen einsehen?

Antwort: Ja, sofern dies als Dienstaufgabe in der AVB festgehalten ist oder dieses als (temporäre) Dienstaufgabe von der Dekanin/dem Dekan der/dem QMB bzw. EvalB schriftlich übertragen wurde.

Fachbereichsübergreifender Austausch

Frage: Ist der Austausch zwischen den QMB’s bzw. EvalB‘s über Evaluationsergebnisse von Lehrenden, die in einem „Dienstleistungsverhältnis“ fachbereichsübergreifend tätig sind, gestattet? Wird dabei das Einverständnis für den Austausch benötigt?

Antwort: Ja, der Austausch ist erlaubt, sofern die Dekan/inn/e/n beider Fachbereiche den QMB’s bzw. EvalB’s die entsprechenden Aufgaben schriftlich übertragen haben. Das explizite Einverständnis der Evaluierten hierzu ist nicht erforderlich, allerdings wird empfohlen, die betroffenen Dozent/inn/en über den Informationsaustausch in Kenntnis zu setzen.

noch zu klären: Die thematisch relevanten Formulierungen in der Evaluationsrichtlinie [3] sind zu überprüfen.

Weitergabe an den Berufungsauschuss

Frage: Dürfen die Evaluationsergebnisse an den Berufungsausschuss auf dessen Anfrage weitergegeben werden, wenn ein/e Lehrbeauftragte/r sich auf eine Professur beworben hat?

Antwort: Nein, die betroffene Person stellt Unterlegen selbst zur Verfügung oder willigt in eine zur-Verfügung-Stellung ein (s.2.3.3: Andere Personen sind nicht befugt die Evaluationsergebnisse einzusehen, außer, die evaluierte Person stimmt diesem ausdrücklich zu.)

 

Anonymisierung von Daten


Unkenntlichmachung personenbezogener Angaben

Frage: Wann müssen/dürfen offene personenbezogene Angaben aus Datenerhebungen von Evaluationsverfahren unkenntlich gemacht werden?

Antwort: Die Frage bezieht sich darauf, dass z.B. auf Evaluationsbögen Evaluierende aus eigener Motivation heraus Angaben zu Dritten machen, die originär unmittelbar oder mittelbar etwas mit dem Evaluationsverfahren zu tun haben.

Grundsätzlich gilt: jede Person hat das exklusive Recht, die Weitergabe von Informationen zur eigenen Person selbst bestimmen zu können. Sollen entsprechende Angaben in irgendeiner Weise weitergegeben werden, müssen die angegebenen Personen explizit ihr Einverständnis dazu geben. Liegt das Einverständnis nicht vor, müssen Namensangaben und auch personenidentifizierende Informationen unkenntlich gemacht werden.

Ergänzung: Immer dann, wenn Aussagen zu einer anderen Person getroffen werden, muss dieser seine Einwilligung zur Weitergabe geben. Liegt keine Einwilligung vor, muss die Aussage unkenntlich gemacht werden und zwar derart, dass erkennbar bleibt, dass Passagen unkenntlich gemacht wurden. Eine bloße „Weglassung“ ist nicht angemessen und nicht zulässig. 

In der Praxis ist es kaum möglich, die Personen, die von Evaluierenden im Freitext genannt werden, bezüglich der Weiterverwendung zu kontaktieren. Hilfskräfte aus dem ZQE, die Personennennungen anonymisieren, sollen Namensnennungen nicht verändern, da sie sie nicht eindeutig zuordnen können. Die QMB und EvalB nehmen bei festgestellten Auffälligkeiten die Unkenntlichmachung der entsprechenden Nennungen vor.

noch zu klären: Der Sachverhalt ist ggf. in der zu erstellenden Satzung aufzunehmen. 

Der DSB der THM hat Beispiele für entsprechende Fälle erhalten, um Erfahrungen mit anderen Hochschulen zu diesem Thema auszutauschen und diese evtl. auf die Tagesordnung eines der nächsten Treffen der Datenschutzbeauftragten hessischer Hochschulen einzubringen.

Begründung von Unkenntlichmachungen

Frage: Müssen Unkenntlichmachungen von Angaben in den Evaluationsberichten gegenüber den jeweils Evaluierten begründet werden?

Antwort: Die Frage bezieht sich darauf, dass z.B. auf Evaluationsbögen Evaluierende aus eigener Motivation heraus Angaben zu Dritten machen, die originär unmittelbar oder mittelbar etwas mit dem Evaluationsverfahren zu tun haben.

Grundsätzlich gilt: jede Person hat das exklusive Recht, die Weitergabe von Informationen zur eigenen Person selbst bestimmen zu können. Sollen entsprechende Angaben in irgendeiner Weise weitergegeben werden, müssen die angegebenen Personen explizit ihr Einverständnis dazu geben. Liegt das Einverständnis nicht vor, müssen Namensangaben und auch personenidentifizierende Informationen unkenntlich gemacht werden.

Ergänzung: Immer dann, wenn Aussagen zu einer anderen Person getroffen werden, muss dieser seine Einwilligung zur Weitergabe geben. Liegt keine Einwilligung vor, muss die Aussage unkenntlich gemacht werden und zwar derart, dass erkennbar bleibt, dass Passagen unkenntlich gemacht wurden. Eine bloße „Weglassung“ ist nicht angemessen und nicht zulässig. 

In der Praxis ist es kaum möglich, die Personen, die von Evaluierenden im Freitext genannt werden, bezüglich der Weiterverwendung zu kontaktieren. Hilfskräfte aus dem ZQE, die Personennennungen anonymisieren, sollen Namensnennungen nicht verändern, da sie sie nicht eindeutig zuordnen können. Die QMB und EvalB nehmen bei festgestellten Auffälligkeiten die Unkenntlichmachung der entsprechenden Nennungen vor.

noch zu klären: Der Sachverhalt ist ggf. in der zu erstellenden Satzung aufzunehmen. 

Der DSB der THM hat Beispiele für entsprechende Fälle erhalten, um Erfahrungen mit anderen Hochschulen zu diesem Thema auszutauschen und diese evtl. auf die Tagesordnung eines der nächsten Treffen der Datenschutzbeauftragten hessischer Hochschulen einzubringen.

Unkenntlichmachung von Angaben zu anderen Personen

Frage: Müssen personenbezogene Daten zu anderen Personen als der/dem Evaluierten unkennt-lich gemacht (geschwärzt) werden? Wie ist mit entsprechenden Anmerkungen auf Evaluationsbögen umzugehen?

Antwort: Die Frage bezieht sich darauf, dass z.B. auf Evaluationsbögen Evaluierende aus eigener Motivation heraus Angaben zu Dritten machen, die originär unmittelbar oder mittelbar etwas mit dem Evaluationsverfahren zu tun haben.

Grundsätzlich gilt: jede Person hat das exklusive Recht, die Weitergabe von Informationen zur eigenen Person selbst bestimmen zu können. Sollen entsprechende Angaben in irgendeiner Weise weitergegeben werden, müssen die angegebenen Personen explizit ihr Einverständnis dazu geben. Liegt das Einverständnis nicht vor, müssen Namensangaben und auch personenidentifizierende Informationen unkenntlich gemacht werden.

Ergänzung: Immer dann, wenn Aussagen zu einer anderen Person getroffen werden, muss dieser seine Einwilligung zur Weitergabe geben. Liegt keine Einwilligung vor, muss die Aussage unkenntlich gemacht werden und zwar derart, dass erkennbar bleibt, dass Passagen unkenntlich gemacht wurden. Eine bloße „Weglassung“ ist nicht angemessen und nicht zulässig. 

In der Praxis ist es kaum möglich, die Personen, die von Evaluierenden im Freitext genannt werden, bezüglich der Weiterverwendung zu kontaktieren. Hilfskräfte aus dem ZQE, die Personennennungen anonymisieren, sollen Namensnennungen nicht verändern, da sie sie nicht eindeutig zuordnen können. Die QMB und EvalB nehmen bei festgestellten Auffälligkeiten die Unkenntlichmachung der entsprechenden Nennungen vor.

noch zu klären: Der Sachverhalt ist ggf. in der zu erstellenden Satzung aufzunehmen. 

Der DSB der THM hat Beispiele für entsprechende Fälle erhalten, um Erfahrungen mit anderen Hochschulen zu diesem Thema auszutauschen und diese evtl. auf die Tagesordnung eines der nächsten Treffen der Datenschutzbeauftragten hessischer Hochschulen einzubringen.

 

Löschung von Evaluationsdaten


Löschfristen für Berichte

Frage: Gibt es Löschfristen für Evaluationsberichte?

Antwort: Die Löschung ist abhängig von der Erfüllung des Zwecks (siehe Verfahrensverzeichnis und § 19 HDSG). Nach Zielerreichung müssen Daten unmittelbar gelöscht werden, ansonsten betreibt man Vorratsdatenspeicherung, welche nicht zulässig ist!

Nach Auswertung der Fragebögen und dem Vorliegen der aggregierten Daten sind die Fragebögen unverzüglich datenschutzgerecht zu vernichten bzw. die entsprechenden elektronischen Daten zu löschen. Siehe dazu den Flyer Datenschutz-Tipp 4 „Datenschutzgerechte Datenträgervernichtung“.

Ergänzung: Der Zweck muss vor der Evaluation eindeutig festgelegt sein.

noch zu klären: 

  • Zweck „Feedbackinstrument“ – hier ist eine Löschung direkt nach Zustellung und Prüfung auf Richtigkeit notwendig.
  • Zweck „Steuerungsinstrument“ – Frage: über welchen Zeitraum benötigt der Dekan Informationen über Entwicklung der Qualität einzelner Lehrveranstaltungen?
  • Zweck „Re-/Akkreditierung“: Welche Informationen könnten abgefragt werden?
  • Weitere Zwecke? Es muss eine Abwägung zwischen den Aufgabenstellungen der Hochschule und den Persönlichkeitsrechten der Dozenten stattfinden, um Fristen konkretisieren zu können.

Löschfristen für Daten

Frage: Gibt es Löschfristen für Daten?

Antwort: Die Löschung ist abhängig von der Erfüllung des Zwecks (siehe Verfahrensverzeichnis und § 19 HDSG). Nach Zielerreichung müssen Daten unmittelbar gelöscht werden, ansonsten betreibt man Vorratsdatenspeicherung, welche nicht zulässig ist!

noch zu klären: Anhang zur Richtlinie [3] erstellen: Information der Betroffenen über Löschfristen

 

Quellenverzeichnis
[1] Hessisches Hochschulgesetz und Gesetz zur Änderung des TUD-Gesetzes sowie weiterer Rechtsvorschriften vom 14.12.2009 (GVBl. I S. 666), zuletzt geändert durch Gesetz vom 30.11.2015 (GVBl. I S. 510-522)
[2] Satzung der Fachhochschule Gießen-Friedberg zum Schutz personenbezogener Daten bei Evaluationsverfahren vom 26.09.2006. StAnz HE Nr. 48/2006 vom 27.11.2006, Seiten 2724-2725.
[3] Technische Hochschule Mittelhessen (2010): Richtlinie „Planung und Durchführung von Evaluationen von Lehrveranstaltungen“, Version 8 vom 02.03.2010