Knigge für Videokonferenzen

Vor einer Konferenz: Technik prüfen und testen

Bevor Sie an einer Videokonferenz teilnehmen, stellen Sie sicher, dass Ihre Technik korrekt funktioniert. Die anderen Konferenzteilnehmer haben sich den Termin für die Videokonferenz freigehalten und möchten die Zeit nutzen, um inhaltlich mit Ihnen zu arbeiten.

Die folgende Checkliste können Sie für die Vorbereitung verwenden:

  • Kann ich den Konferenzdienst aufrufen?
  • Muss ich ggf. noch eine Software installieren (lassen)?
    Bei der Software Zoom, welche an der THM eingesetzt wird, ist diese Software auf den von ITS betreuten Computern bereits vorinstalliert.
  • Funktionieren Bild und Ton? Hier bieten die meisten Konferenzdienste entsprechende Testräume an:
    https://zoom.us/test  (für die Nutzer des Dienstes Zoom):
    • Ton:
      • Bin ich zu hören?
      • Höre ich die Teilnehmer?
      • Brummt oder rauscht etwas?
      • Wie kann ich mein Mikrofon stummschalten und wieder aktivieren?
    • Bild:
      • Bin ich zu sehen?
      • Passt das Licht? (Licht aus dem Rücken lässt das eigene Gesicht sehr dunkel erscheinen)
      • Passt die Kameraposition? Dieser Punkt ist gerade im Hinblick auf die Verwendung von mobilen Geräten wie Laptops, Tablets und Smartphones wichtig. Schließlich möchten Sie mit Ihrem Gesprächspartner auf Augenhöhe (das sollten Sie hier wörtlich nehmen) kommunizieren.
      • Was sieht mein Gegenüber noch alles? Ein unaufgeräumtes Büro oder auffällige Gegenstände im Hintergrund können die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf sich ziehen.
      • Wir kann ich meine Kamera deaktivieren und wieder aktivieren?

Durchführung der Videokonferenz

  • Beginnen Sie immer pünktlich.
  • Bestimmen Sie nach kurzer Begrüßung und Vorstellung der Agenda einen Protokollführer. (Protokoll kann von Mitarbeiter/innen der THM z.B. im Intrawiki geführt werden)
  • Checken Sie die Technik, fragen Sie die Verständigung ab. (Klappt alles bei den Teilnehmern?)
  • Wenn erforderlich, führen Sie eine kurze Selbstvorstellungsrunde durch.
  • Lassen Sie die Redner immer ausreden und sprechen nicht dazwischen.
  • Alle Teilnehmer außer dem Sprecher haben ihr Mikrofon stumm gestellt (auf "mute" oder der Moderator "mutet" alle anderen, sofern die Software das ermöglicht)
  • Melden Sie sich z. B. durch Handzeichen und sprechen erst, wenn Ihnen der Moderator das Wort erteilt.
  • Bleiben Sie höflich und nehmen Sie Rücksicht (Handys aus, kein Kaffeetassengeklimper, keine E-Mails nebenbei beantworten, ...)
  • Wenn Sie feststellen, dass sich zwei Teilnehmer um Nebenaspekte streiten, bitten Sie diese, dies zu zweit nach dem Meeting zu klären.
  • Wenn die Software die Aufzeichnung der Videokonferenz zulässt, muss vor dem Start der Aufnahme die Einwilligung aller Teilnehmer eingeholt werden (das sollte toolseitig möglich sein). Ohne vollständige Zustimmung darf keine Aufzeichnung erfolgen (Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes, § 201 Abs. 1 StGB)
  • Achten Sie auf die Dauer: Eine Videokonferenz erfordert häufig eine größere Aufmerksamkeit als eine Vor-Ort-Besprechung. Begrenzen Sie die Dauer auf maximal 60-90 Minuten.

Was sollte ich als Veranstalter einer Videokonferenz zusätzlich beachten?

Agenda und Teilnehmer

  • Erstellen Sie vor der Videokonferenz eine Agenda, damit die Teilnehmer wissen, worum es geht.
  • Planen Sie die Teilnehmerzahl nicht zu groß (kleiner 8 Teilnehmer wird empfohlen)

Einladung

  • Versenden Sie vor der Videokonferenz eine Einladung. Diese sollte die Agenda enthalten.
  • Die Teilnehmer müssen ebenfalls wissen, wie sie teilnehmen können (welche Software wird verwendet?)
    • Idealerweise besteht vorher eine Möglichkeit, die zu verwendende Software zu testen.

Moderator

  • Bestimmen Sie zu Beginn der Videokonferenz einen Moderator zur Diskussionsführung. Dieser moderiert die Beiträge und erteit den Teilnehmern das Wort.
  • Vorbereitend schalten Sie alle Störquellen aus. (z. B. Fenster schließen, Straßengeräusche minimieren, geeignete und ruhige location zur Teilnahme (kein Großraumbüro) wählen)

Nachbereitung der Videokonferenz

  • Klären Sie Fragen, die sich nicht während der Videokonferenz klären ließen und beantworten diese.
  • Finalisieren Sie das Protokoll und teilen oder senden Sie es den Teilnehmern.