Das Verfassen einer E-Mail gehört in der heutigen Geschäftswelt zur täglichen Routine. E-Mails sind ein praktisches, schnelles und effektives Kommunikationsmedium. Doch wie für Geschäftsbriefe gelten auch für geschäftliche E-Mails formelle und inhaltliche Regeln. Auch für eine Hochschule gilt, E-Mails sind ein Teil der Korrespondenz und präsentieren die THM nach außen gleichermaßen wie ein Brief.
Folgende Informationen sollen Ihnen als Mitarbeiter der THM im E-Mail-Verkehr behilflich sein.
Weitere ausführliche Informationen zu diesem Thema finden Sie in der Arbeitshilfe "Datenschutz Nr. 1 - Datenschutzgerechter Umgang mit E-Mails". Die Arbeitshilfe "Datenschutz Nr. 1 - Datenschutzgerechter Umgang mit E-Mails" soll eine Orientierungshilfe zum professionellen, sicheren und datenschutzgerechten Umgang mit der elektronischen Post bieten und den täglichen Umgang mit E-Mails erleichtern.
Folgende Elemente gehören in eine professionelle E-Mail:
- Ein klar erkennbarer Absender,
- eine sinntragende Betreffzeile,
- ein verständlich geschriebener Text,
- eine vernünftige Grußformel,
- eine ordnungsgemäße Absenderangabe und
- mit Bedacht eingesetzte Dateianhänge.
Der eigentliche Text der E-Mail sollte inhaltlich und optisch strukturiert sein, das erleichtert das Lesen. Schreiben Sie in kurzen, klaren Sätzen und lockern Sie Ihren Text durch Absätze und Leerzeilen auf.
Optisch strukturiert bedeutet in diesem Zusammenhang jedoch nicht die Verwendung von HTML-Mails, die eine Gestaltung mit Schrifteffekten, Farben und sonstigen Hervorhebungen ermöglichen. Bei HTML-E-Mails ist die Dateigröße deutlich größer als bei Text-Mails. Darüber hinaus verwenden einige Nutzer E-Mail-Programme, die HTML-Mails nicht richtig darstellen können. Daher empfiehlt es sich, Text-Mails zu versenden.
Im E-Mail-Programm Thunderbird können sie die Umstellung Ihrer E-Mails auf Text-Mails wie folgt vornehmen:
Gehen Sie im Thunderbird Dialogfenster auf Extras -> Konteneinstellungen und dann im linken Bereich auf Ihr THM-Konto. Unter Verfassen & Adressieren deaktivieren Sie die Voreinstellung "Nachrichten in HTML-Format verfassen"
