„Ich bin weg…“ - Abwesenheitsnotiz
Und wenn Sie einmal nicht schnell auf eingehende E-Mails reagieren können, z.B. weil Sie im Urlaub oder aus sonstigem Grund für längere Zeit abwesend sind, empfiehlt sich die Verwendung von automatischen E-Mail-Abwesenheitsmeldungen. Diese sind durchaus sinnvoll.
So wird der Absender umgehend über Ihre Abwesenheit informiert und wartet nicht umsonst auf eine kurzfristige Antwort von Ihnen.
Wurde keine automatische Abwesenheitsmeldung eingerichtet, ist der Absender vielleicht verärgert oder enttäuscht, weil die erwartete Antwort auf seine E-Mail nicht eintrifft.

Abwesenheitsbenachrichtigungen können über die Website der THM leicht generiert werden:
www.its.thm.de/dienste/46/175-abwesenheitsbenachrichtigung.html

Im Geschäftsbereich ist eine automatische E-Mail-Abwesenheitsbenachrichtigung Usus, insbesondere dann, wenn Sie keine Vertretung haben, die Ihre E-Mails in Ihrer Abwesenheit bearbeitet und Telefonate entgegennimmt.

Das sollte Ihre Abwesenheitsmail enthalten:

  • Eine Anfangs- und Schlussgrußformel gehören dazu.
  • Keine Rechtschreibfehler. Denn je kürzer der Text, desto negativer der Eindruck, den Fehler hinterlassen.
  • Die wichtigste Information: Wann sind Sie wieder zurück?
  • Gibt es eine Vertretung und wenn ja, wie heißt sie und wie ist diese zu erreichen? Wenn nicht, sollte ein ausdrücklicher Hinweis erfolgen, dass die E-Mail bis zu Ihrer Rückkehr nicht bearbeitet wird.
  • Zum Schluss dürfen der Name und die Signatur nicht fehlen.

„Please rob me“ - Abwesenheitsnotiz ohne Begründung
Auf Begründungen für Ihre Abwesenheit „Bin im Urlaub“ oder „bin voraussichtlich bis deutlich nach Fasching krank“ o.ä. sollten Sie nicht nur aus Datenschutzgründen verzichten.

Eine allzu präzise Abwesenheitsnachricht könnte auch ein Hinweis auf leer stehende Wohnungen oder Häuser sein und als eine Einladung von Zeitgenossen verstanden werden, die man eigentlich nicht einladen wollte.

Im Intranet finden Sie interne Informationen zum Verhalten an der THM bei geplanter Abwesenheit vom Arbeitsplatz. Diese bitten wir zu beachten.

Bitte richten Sie keine Abwesenheitsnotiz über die entsprechende Funktion Ihrer Mailprogramms, wie z.B. Thunderbird oder Outlook, ein. Diese Funktionen erzeugen sehr häufig Mailschleifen oder andere Störungen des Mailsystems. Außerdem erfodert die vom Mailprogramm erstellte Abwesenheitsnotiz einen durchgehend eingeschalteten Arbeitsplatz-PC, welcher während Ihrer Abwesenheit unnötig Strom verbraucht, nicht abstürzen darf und wieder neu gestartet werden muss.

Muster Abwesenheitsbenachrichtigung

Muster Abwesenheitsnotiz mit Stellvertretung

Guten Tag, vielen Dank für Ihre Nachricht! Ich bin bis einschließlich… nicht im Büro.
In meiner Abwesenheit vertritt mich Herr Vorname Name, an den Sie sich
bei Fragen gerne wenden können. Er ist per E-Mail unter vorname.name[at]abc.thm.de
bzw. unter der Nr. 0641-309-xxxx telefonisch erreichbar. Mit freundlichen Grüßen
Markus Mustermann

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E-Mail Signatur
Technische Hochschule Mittelhessen
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Muster Abwesenheitsnotiz ohne Stellvertretung

Vielen Dank für Ihre Nachricht! Ich bin am TT.MM.JJJJ wieder erreichbar.
Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet! Ich werde Ihre E-Mail
nach meiner Rückkehr umgehend bearbeiten. Mit freundlichen Grüßen
Markus Mustermann

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E-Mail Signatur
Technische Hochschule Mittelhessen
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