Vermeiden Sie Anhänge, wenn dies nicht unbedingt notwendig sind. Einfache Texte ohne Formatierungen, z.B. für die simple Information über einen anstehenden Termin o.ä., können ebenso gut direkt in die Mail kopiert werden.

Überlegen Sie genau, ob der Versand einer Datei wirklich erforderlich ist. Und wenn ja, versenden Sie nur potentiell sichere Dokumenttypen, z. B. PDF-Dokumente. Den Versand von offenen Dateiformaten, wie z.B. Word- oder Excel-Dokumenten sollten Sie vermeiden. Eine normale E-Mail (und deren Anhänge) ist - wenn sie nicht verschlüsselt wird - auf dem Transportweg so ungeschützt, wie eine Postkarte aus dem Urlaub und kann unterwegs und vom Empfänger beliebig verändert werden. So können Zahlen in einem Angebot oder Vertragsentwurf, die als offene Datei geschickt wurden, abgeändert werden oder der praktischerweise gleich mit übersandte Briefkopf zu anderen Zwecken missbraucht werden.

Dringend zu unterlassen ist der Versand eines offenen Word-Dokuments, in das eine eingescannte Unterschrift als Grafikdatei eingebunden ist. Diese kann vom Empfänger - und allen Personen, die während des Übertragungsweges Zugriff auf die E-Mail haben - mit einem einfachen Mausklick aus dem Dokument kopiert und zu anderen Zwecken mit unabsehbaren Folgen missbraucht werden.

Beim Versand von Anhängen sollten Sie auch auf die Größe der zu versendenden Datei achten. Viele Unternehmen haben bei Ihren E-Mail-Anbietern eine begrenzte Speichermenge für ihr Postfach, so dass viele große Anhänge (oder schon ein einziger zu großer Anhang) das Postfach verstopfen können und dann weder ein weiterer Empfang noch ein Senden von E-Mails möglich ist.

Sollten Sie größere Anhänge verschicken wollen, nutzen Sie den THM-eigenen Dateimanager für E-Mail-Anhänge: https://www.thm.de/form/uploadmanager 

Nach dem Einloggen mit Ihren THM-Benutzerdaten können Sie Ihre Datei auf den THM-Server hochgeladen. Anschließend bekommen Sie einen Link angezeigt, diesen können Sie nun in Ihrer E-Mail einfügen. Die hochgeladene Datei ist für 3 Monate unter dem untenstehenden Link verfügbar.