Bei der geschäftlichen Nutzung von E-Mails ist zu beachten, dass diese Nachrichten mit einer Signatur versehen sein müssen. Hier sind alle Angaben zu machen, die auch auf einem Geschäftsbriefkopf enthalten sein müssen, z.B. Angaben über die Rechtsform, gesetzliche Vertreter, Anschrift, Registereinträge etc.

Die Emailsignatur wird normalerweise durch 2 Bindestriche und ein Leerzeichen "-- " eingeleitet. Der Signaturtrenner ermöglicht es den meisten E-Mail-Programmen eine Signatur automatisch zu erkennen und bei Antworten nicht mehrmals anzuzeigen. Auch sollte die Grußformel und der Name am Ende der Mail ("mit freundliche Grüßen, Max Mustermann") NICHT Bestandteil der Signatur sein, da die Signatur nicht von allen Mailclients gleich angezeigt werden und dadurch nur der Text der Mail ohne Abschluss auf dem Bildschirm erscheint.

Da die THM eine Körperschaft des öffentlichen Rechts ist, müssen keine weiteren unternehmerischen Details, wie in einem Website-Impressum, in die Signatur aufgenommen werden.

Bitte beachten Sie, dass für dienstliche E-Mails ausschließlich Ihre offizielle THM E-Mail-Adresse zu verwenden ist.


Signatur-Vorlage für THM E-Mails


(Titel) Max Mustermann
Technische Hochschule Mittelhessen
- University of Applied Sciences  -
(Funktion) Abteilung/Fachbereich
Postanschrift: Wiesenstraße 14, 35390 Gießen
Besucheradresse: Campus Giessen, Ostanlage 39, 35390 Gießen, Gebäude B11, Raum x.xx
Tel.: +49 641 309-XXXX,
Fax: +49 641 309-XXXX
Web: www.thm.de, E-Mail: max.mustermann(at)xx.thm.de

 

Einrichten einer E-Mail-Signatur

Das Einrichten einer E-Mail-Signatur wird in jedem E-Mail-Programm unterschiedlich gehandgehabt. Die folgende Anleitung erklärt die Einrichtung einer E-Mail Signatur im Thunderbird.

1. Gehen Sie im Thunderbird Dialogfenster auf Extras -> Konteneinstellungen und dann im linken Bereich auf Ihr THM-Konto. Im Feld Signaturtext geben Sie Ihre Signatur entsprechend der obigen Vorlage ein. Mit OK speichern Sie Ihre Eingaben.

signatur1


2. Unter Verfassen & Adressieren in Ihrem Konto, können Sie weitere Einstellungen vornehmen für E-Mails, die beantwortet oder weitergeleitet werden.

signatur2


Falls Sie MS Qutlook verwenden, so finden Sie die Anleitung für das Erstellen und Hinzufügen einer Signatur auf der offiziellen Seite von MS Office.