cc: versus bcc: Datenschutz bei mehreren Empfängern
Wer ein- und dieselbe Mail an einen größeren Adressatenkreis verschicken will, muss sich genau überlegen, wie er das tut. Wenn jeder Adressat sehen kann, wer die Mail noch erhalten hat, liegt im Regelfall ein Verstoß gegen den Datenschutz vor. Deshalb E-Mails immer per „bcc:“ statt „cc:“ versenden! Dagegen wird ständig verstoßen.
Wer alle Empfänger einer E-Mail in das „An:“- oder das „cc:“-Feld der E-Mail schreibt, liefert den Empfängern nicht nur die Information, wer alles diese Mail empfangen hat, sondern auch gleich noch die dazugehörigen E-Mail-Adressen - mit anderen Worten also schützenswerte personenbezogene Daten.

„Antworten“ versus „Allen antworten“
Gehen Sie sparsam mit der Funktion „Allen antworten“ um. Es besteht die Möglichkeit, die Nachricht an eine Gruppe zu versenden, aus der sich vielleicht nur ein Prozent der Beteiligten dafür interessiert. Der Effekt ist vergleichbar mit einer Fahrt in einem öffentlichen Verkehrsmittel, in dem man gezwungen ist, dem Handygespräch eines Unbekannten zuzuhören. Wer ohne Notwendigkeit allen antwortet, erzeugt außerdem jede Menge elektronischen Müll. Insbesondere, wenn Anhänge mitgeschickt werden, führt das unnötige Versenden an große Verteiler zu Ressourcenproblemen.

Die Funktion „Antworten an alle“ kann fatale Folgen haben. Interessiert die Antwort, die Sie schreiben möchten, wirklich alle anderen Empfänger auch? Oder reicht eine kleine Auswahl bzw. sogar nur ein Empfänger?

„Weiterleiten“
Auch E-Mails unterliegen – wie Briefe – einer gewissen Vertraulichkeit. Sie sollten daher E-Mails nur dann weiterleiten, wenn Sie auch die Genehmigung des Absenders haben oder davon ausgehen können, dass dieser mit einer Weiterleitung einverstanden ist.