Lean Project Portfolio Management

Entwicklung eines hybriden Konzepts zum Managen multimodaler Projektlandschaften

Laufzeit: 11/2021 – 09/2023

Kurzbeschreibung

In großen Unternehmen ist Projektportfoliomanagement (PPM) ein bewährtes Werkzeug für die Führungsebene, um die Organisation gemäß der Strategie zu steuern. Die Kernaufgabe des PPMs ist es, ein Projektportfolio zu gestalten, das der strategischen Ausrichtung des Unternehmens – unter den eingesetzten Ressourcen − optimal nutzt. Dies ist gegenwärtig deutlich schwieriger als noch vor wenigen Jahrzehnten. Zunehmende Dynamik und Komplexität (z.B. der Digitalisierung) kennzeichnen die Rahmenbedingungen moderner Unternehmensführung, die dafür sorgen, dass die Anforderungen an das PPM instabiler geworden sind.


In Symbiose von Wissenschaft und Praxis haben sich seit Mitte der 1980er Jahre umfassende Projektmanagement (PM) -Wissensbasen gebildet und etabliert, um Best Practices und Standards für die Projektwirtschaft verfügbar zu machen. Es ist empirisch zu beobachten, dass zunehmend diese sogenannten klassischen Ansätze der Projektdurchführung durch agile ergänzt, wenn nicht durch diese verdrängt werden. Die klassischen Ansätze zeichnet aus, dass sie plangetrieben und hierarchisch gesteuert durchgeführt werden. Dagegen zeichnen sich die agilen Ansätze durch Flexibilität und Adaptivität hinsichtlich der Handhabung volatiler Anforderungen und Rahmenbedingungen aus. Ferner haben sich hybride Projektvorgehensweisen entwickelt, die das plangetriebene Vorgehen mit agilen Methoden paaren. Dadurch entstehen letztlich multi-modale Projektlandschaften, die es zu managen gilt.

Mit der folgenden These wird der erwartete übergeordnete Nutzen des Lean PPM adressiert:
Übertragung von Lean Management-Prinzipien und -Praktiken trägt zu einem erfolgreichen Projektportfoliomanagement bei, das den Anforderungen an die projektorientierte Unternehmensführung in einer dynamischen Geschäftswelt hinsichtlich der strategieorientierten Steuerung der Projektlandschaft gerecht wird.

Forschungsfragen

Die zentrale Fragestellung des Vorhabens „Ausgestaltung eines Lean PPM-Ansatzes“ lautet daher:
„Wie können Prinzipien und Praktiken des Lean Managements auf die Prozesse, Strukturen und Methoden des Projektportfoliomanagements angewendet werden, um dessen Effizienz und Effektivität – nicht zuletzt auch im Kontext der VUKA-Anforderungen – zu verbessern?“
Dabei werden die Lean-Elemente systematisch auf die Sub-Domänen des PPM, etwa Projektantragswesen, Projektpriorisierung, Portfolio-Balancierung etc., abgebildet und nach sinnvollen und nutzenstiftenden Anwendungen durchforstet. Im Ergebnis sollen Handlungsempfehlungen auf strategischer, taktischer und operativer Ebene eines Lean PPM entstehen.

Die folgenden dokumentierten Ergebnisse werden angestrebt:

  • Allgemeines PPM-Framework inklusive Prozessen, Rollen, Erfolgsfaktoren, Praktiken
  • Lean PPM-Konzept inklusive Adaption der Lean Management-Prinzipien
  • Lean PPM-Praktiken inklusive ausgewählter Methoden und Werkzeuge
  • Veröffentlichungen der Ergebnisse in Fachmedien

„Framework“ bezeichnet dabei ein generisches, prozessorientiertes Referenzmodell.

 

Zielsetzung

Ziel des Forschungsvorhabens ist die Entwicklung und Ausgestaltung eines konzeptionellen Ansatzes für ein modernes Projektportfoliomanagement unter der Anwendung von Lean Management- und agilen Prinzipien und Praktiken.
Mit dem Design Science-Projekt soll dazu zunächst ein umfassendes Konzept eines modernen PPM erarbeitet werden. Dies umfasst die Anwendung und Adaption der Kernprinzipien des Lean Managements, wie Vermeidung von Verschwendung, Kunden- und Wertstromorientierung, Fluss- und Pull-Prinzip etc., und auszuwählender Methoden zur Operationalisierung. Im Ergebnis soll ein hybrides PPM entstehen, das klassische (z.B. nach ISO 21503 ff.) und agile (z.B. SAFe) Ansätze vereint und zur Steuerung multi-modaler Projektlandschaften geeignet ist.

Ergebnisse

Im Rahmen des Forschungsprojekts Lean Project Portfolio Management wurde mit LAUP² – Lean-Adaptive Unified Project Portfolio Management ein ganzheitliches Referenzmodell für ein modernes Projektportfoliomanagement entwickelt. Im Mittelpunkt steht dabei nicht nur die Beschreibung einzelner PPM-Prozesse, sondern die integrierte Betrachtung von Prozessen, Rollen, Entscheidungslogiken, Kennzahlen, Methoden und Steuerungsinstrumenten. Das Modell bietet damit einen strukturierten Orientierungsrahmen für Organisationen, die ihr Projektportfolio transparenter, strategiekonformer und zugleich schlanker sowie anpassungsfähiger steuern möchten.
Ein substanzieller Bestandteil des Forschungsprojekts ist ferner ein Prinzipienkanon, der klassische Ansätze des Projektportfoliomanagements um Lean- und adaptive Denkweisen erweitert. Dadurch entsteht ein PPM-Verständnis, das nicht allein auf Planung, Priorisierung und Kontrolle ausgerichtet ist, sondern ebenso auf Flussorientierung, Begrenzung paralleler Arbeit, kontinuierliche Anpassung, wirksame Entscheidungsrhythmen und konsequente Nutzenorientierung. Genau diese Verbindung macht den Kern des Begriffs Lean-Adaptive PPM aus.
Die Ergebnisse wurden in einer Buchpublikation systematisch aufbereitet und für Wissenschaft und Praxis zugänglich gemacht. Als Folgeprodukt des Referenzmodells wurde zudem ein Reifegradmodell für Lean-Adaptive Projektportfoliomanagement-Systeme entwickelt. Dieses ermöglicht es, bestehende PPM-Systeme entlang zentraler Dimensionen wie Prozesse, Rollen und Prinzipien zu bewerten, Entwicklungsstände sichtbar zu machen und konkrete Verbesserungsfelder abzuleiten. Das Reifegradmodell wurde in der Unternehmenspraxis angewendet und erprobt. Dadurch konnte gezeigt werden, dass es nicht nur als analytisches Bewertungsinstrument geeignet ist, sondern auch als pragmatische Grundlage für die Ableitung konkreter Entwicklungsmaßnahmen im realen Organisationskontext dienen kann.
Insgesamt liefern die Projektergebnisse damit einen Beitrag zur Weiterentwicklung des Projektportfoliomanagements: weg von einer überwiegend administrativen Projektliste hin zu einem integrierten, steuerungswirksamen Managementsystem, das Strategieumsetzung, Ressourceneinsatz, Wertbeitrag und Anpassungsfähigkeit systematisch miteinander verbindet.

Projektbeteiligte

Projektleitung:

Projektmitarbeiter:

  • Janis Erbacher
  • Janek Hergenröder

Projektpartner:

  • Bender GmbH & Co. KG
  • DekaBank Deutsche Girozentrale
  • GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.
  • VISTEM GmbH & Co. KG

Auftraggeber / Förderung:

  • THM, Programm „Forschung für die Praxis“